Kein Upload. Kein Server. Die Daten verlassen Ihr Gerät nicht.
In der Verwaltung ist der Nutzen eines Sprachmodells besonders greifbar: Bescheide formulieren, Stellungnahmen zusammenfassen, Protokolle strukturieren, Auskünfte vorbereiten. Und die Unterlagen, um die es dabei geht, sind Akten — mit allem, was darin steht.
Hinzu kommt eine Eigenheit, die kleinere Gemeinden vor ein Problem stellt, das größere Organisationen so nicht haben.
Datenschutz argumentiert mit Identifizierbarkeit: Eine Angabe ist personenbezogen, wenn sich damit eine Person bestimmen lässt. Wie viel dafür nötig ist, hängt davon ab, wie viele Personen überhaupt in Frage kommen.
In einer Gemeinde mit wenigen hundert Einwohnern ist diese Zahl klein. Angaben, die in einer Großstadt folgenlos wären, wirken dort identifizierend:
Der Schwerpunkt liegt auf den Angaben, die einen Vorgang bestimmen:
| Kategorie | Beispiele aus dem Verwaltungsalltag |
|---|---|
| Verfahrensbezüge | Geschäftszahl, Aktenzahl, Bescheidnummer |
| Personendaten | Name, Anschrift, Geburtsdatum, Kontaktdaten |
| Kennzahlen | Sozialversicherungsnummer, Steuernummer, UID-Nummer, Firmenbuchnummer, ZVR-Zahl |
| Weitere Bezüge | Kfz-Kennzeichen, Personalnummern, Dienststellenbezeichnungen |
| Kontextangaben | Datum, Uhrzeit, Beträge, Ortsangaben |
Bei Geschäfts- und Aktenzahlen wird die umgebende Bezeichnung mit ausgewertet. Ohne ein Wort wie „GZ", „Zahl" oder „Aktenzeichen" in der Nähe ließe sich eine Ziffernfolge nicht von einer Rechnungsnummer unterscheiden — beide sehen gleich aus.
Ergänzend lassen sich eigene Begriffe aufnehmen, etwa Bezeichnungen von Vorhaben oder Liegenschaften, die keinem allgemeinen Muster folgen.
Für eine Gemeinde bedeutet die Übermittlung von Aktendaten an einen Dienstleister eine Auftragsverarbeitung mit allem, was dazugehört: Prüfung des Dienstleisters, Vertrag nach Art. 28 DSGVO, Aufnahme in das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten, Klärung etwaiger Drittlandtransfers.
Findet für die Dokumentinhalte keine Übermittlung statt, entsteht insoweit auch keine Auftragsverarbeitung. Das erspart nicht die übrigen Pflichten, nimmt aber einen ganzen Prüfungsstrang heraus. Und es lässt sich belegen statt behaupten: Im Netzwerk-Tab des Browsers ist jede ausgehende Verbindung sichtbar, siehe Keine Daten an die KI senden.
Die Zuordnung zwischen Platzhalter und Originalwert bleibt im Browser des jeweiligen Geräts. Sie wird nicht übertragen und lässt sich nicht zwischen Arbeitsplätzen teilen.
Das ist Absicht — nichts anderes macht die Aussage haltbar, dass die Daten das Gerät nicht verlassen. Für die Arbeitsorganisation heißt es aber: Wer einen bereinigten Text zurückübersetzen möchte, muss das an demselben Arbeitsplatz tun, an dem er erstellt wurde. Bei einem Vorgang, der zwischen mehreren Bearbeitern wandert, gehört das eingeplant.
Weil die Grundgesamtheit klein ist. In einer Gemeinde mit wenigen hundert Einwohnern genügen oft schon Angaben, die anderswo harmlos wären: eine Grundstücksbezeichnung, ein Baujahr, eine Berufsangabe, die Kombination aus Straße und Haushaltsgröße. Solche Kontextangaben bestimmen dort eine Person auch dann, wenn kein Name mehr im Text steht.
Ja. Akten- und Geschäftszahlen gehören zu den unterstützten Kategorien. Da sie formal wie beliebige Belegnummern aussehen können, wird die umgebende Bezeichnung mit herangezogen — ohne ein Wort wie GZ, Zahl oder Aktenzeichen in der Nähe ließe sich eine Ziffernfolge nicht von einer Rechnungsnummer unterscheiden.
Das hängt vom Einsatzzweck und von den internen Vorgaben ab und ist im Einzelfall zu prüfen. Unabhängig davon gilt der Grundsatz der Datenminimierung: Übermittelt werden soll nur, was für den Zweck erforderlich ist. Für das Formulieren oder Zusammenfassen eines Schreibens ist der Name der betroffenen Person nicht erforderlich.
Nein. Die Zuordnung zwischen Platzhalter und Originalwert bleibt im Browser des jeweiligen Geräts und wird weder übertragen noch geteilt. Das ist die Kehrseite davon, dass sie nirgends zentral liegt: Wer einen bereinigten Text zurückübersetzen möchte, muss dies auf demselben Gerät tun, auf dem er erstellt wurde.
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