KI in der Kanzlei: Datenschutz und Verschwiegenheit

Kein Upload. Kein Server. Die Daten verlassen Ihr Gerät nicht.

      Vorab: Auf dieser Seite wird ein technisches Werkzeug beschrieben,
      keine Beratungsleistung angeboten. Die berufsrechtliche Bewertung Ihres konkreten
      Einsatzes ersetzt sie nicht.
    

Sprachmodelle sind für die Kanzleiarbeit ausgesprochen nützlich — Schriftsätze zusammenfassen, Sachverhalte strukturieren, Formulierungen prüfen. Und sie sind für genau diese Arbeit heikel, weil in den Unterlagen steht, was der Verschwiegenheit unterliegt.

Zwei Pflichten, nicht eine

In der Diskussion um KI-Werkzeuge wird meist über die DSGVO gesprochen. Für Kanzleien ist das nur die halbe Prüfung.

Das Datenschutzrecht schützt personenbezogene Daten. Die anwaltliche Verschwiegenheit schützt darüber hinaus alles, was in Ausübung des Berufs anvertraut oder bekannt geworden ist — unabhängig davon, ob ein Personenbezug besteht. Schon der Umstand, dass eine bestimmte Person Mandantin ist, fällt darunter.

Die praktische Folge: Ein Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem KI-Anbieter beantwortet die datenschutzrechtliche Frage. Die berufsrechtliche beantwortet er nicht mit. Wer beide Pflichten erfüllen will, kommt an der vorgelagerten Überlegung nicht vorbei — muss der Inhalt überhaupt hinausgehen?

Was in Kanzleiunterlagen erkannt wird

Der Schwerpunkt liegt auf den Angaben, die einen Vorgang eindeutig bestimmen. In Schriftsätzen sind das häufig nicht die Namen, sondern die Zahlen:

Aktenzahlen und Geschäftszahlen — bestimmen ein Verfahren und damit alle Beteiligten
Personen- und Organisationsnamen, Anschriften, Orte
Sozialversicherungsnummer, mit Prüfziffernvalidierung
Firmenbuchnummer, UID-Nummer, Steuernummer, ZVR-Zahl
IBAN, mit Prüfsummenvalidierung — in Kostennoten und Vergleichen
Kfz-Kennzeichen, Personalnummern, Kontaktdaten
Datums-, Zeit- und Betragsangaben

    Zu den Aktenzahlen eine Besonderheit, die den Unterschied zu allgemeinen Werkzeugen
    ausmacht: Eine Aktenzahl sieht formal aus wie eine Rechnungs- oder Belegnummer. Ohne
    eine Bezeichnung in der Nähe — „GZ", „Zahl", „Aktenzeichen" — ließe sie sich von einer
    beliebigen anderen Nummer nicht unterscheiden. Die Erkennung zieht diese Umgebung
    deshalb mit heran, statt jede Ziffernfolge zu ersetzen.
  

Ergänzend lassen sich eigene Begriffe aufnehmen, etwa kanzleiinterne Mandatsbezeichnungen, die keinem allgemeinen Muster folgen.

Wo in Schriftsätzen übersehen wird

Beim manuellen Durchsehen geht selten der Name im Rubrum verloren. Verloren geht, was außerhalb des Fließtexts steht:

Stelle	Typischer Inhalt
Kopfzeile	Geschäftszahl, Mandatsbezeichnung, Gegnerangabe
Fußzeile	Bankverbindung, UID-Nummer, Registerangaben
Signaturblock	Sachbearbeitername, Durchwahl, E-Mail-Adresse
Anlagenverzeichnis	Dateinamen, die den Mandantennamen enthalten
Tabellen in Anlagen	Namen und Beträge in Aufstellungen

Diese Bereiche werden mit ausgelesen. Word-Dokumente kommen dabei formaterhaltend zurück — Aufbau und Formatierung des Schriftsatzes bleiben erhalten, siehe Word-Dokument anonymisieren. Bei PDF-Dateien entsteht eine Word-Datei, aus dem auf der PDF-Seite erläuterten Grund.

Die Grenze, die genannt gehört

Pseudonymisierung ersetzt Namen und Kennzahlen — nicht den Sachverhalt. Ein hinreichend ungewöhnlicher Sachverhalt bleibt für jemanden, der die Umstände kennt, zuordenbar, auch wenn kein Name mehr darin vorkommt.

Deshalb ist Pseudonymisierung im Zusammenhang mit Berufsgeheimnissen ein Instrument der Risikoreduktion und kein Freibrief für offene KI-Systeme. Wer das anders darstellt, verkauft etwas. Die Abwägung im Einzelfall — welches Mandat, welcher Dienst, welche Ausgestaltung — bleibt Ihre.

Was das Werkzeug dagegen belastbar leistet: Es sorgt dafür, dass die identifizierenden Angaben den Rechner nicht verlassen. Nachprüfen lässt sich das im Netzwerk-Tab des Browsers, beschrieben auf der Seite Keine Daten an die KI senden.

Häufige Fragen

Darf ich einen Schriftsatz in ein KI-Werkzeug einfügen?

Das ist keine Frage, die eine Werkzeugseite für Sie beantworten kann — sie hängt vom Berufsrecht, vom konkreten Mandat und von der gewählten Ausgestaltung ab. Was sich allgemein sagen lässt: Wird der Schriftsatz im Klartext übermittelt, ist der Inhalt beim Anbieter angekommen, und das lässt sich nicht rückgängig machen. Wird er vorher von Namen, Anschriften und Aktenzahlen befreit, ist dieser Anknüpfungspunkt entfallen.

Warum genügt ein Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem KI-Anbieter nicht?

Weil er nur die datenschutzrechtliche Seite regelt. Die anwaltliche Verschwiegenheit ist eine eigenständige, weiter reichende Pflicht: Sie schützt alles, was in Ausübung des Berufs anvertraut wurde, und nicht nur personenbezogene Daten. Schon die Tatsache, dass ein bestimmtes Mandat besteht, unterliegt ihr. Ein Vertrag über die Datenverarbeitung beantwortet diese zweite Frage nicht mit.

Werden Aktenzahlen und Geschäftszahlen zuverlässig erkannt?

Sie gehören zu den ausdrücklich unterstützten Kategorien. Weil Aktenzahlen formal wie Rechnungs- oder Belegnummern aussehen können, werden sie zusätzlich anhand der umgebenden Bezeichnung eingeordnet — ohne ein Wort wie Aktenzahl, GZ oder Zahl in der Nähe wäre eine Ziffernfolge nicht von einer beliebigen anderen Nummer zu unterscheiden.

Reicht Pseudonymisierung, damit ein Sachverhalt nicht mehr zuordenbar ist?

Nicht zwangsläufig. Ersetzt werden Namen und Kennzahlen, nicht der geschilderte Sachverhalt. Ist dieser ungewöhnlich genug, kann er auch ohne Namen einem Verfahren zugeordnet werden — von jemandem, der die Umstände kennt. Pseudonymisierung senkt das Risiko erheblich, hebt es aber nicht auf.

    Zu den Grenzen: Die Erkennung arbeitet mustergestützt und wird laufend
    gegen einen gelabelten Testkorpus gemessen. Sie kann ungewöhnlich geschriebene oder erst
    aus dem Zusammenhang erschließbare Angaben übersehen. Prüfen Sie das Ergebnis vor dem
    Versand an einen KI-Dienst immer selbst. Die Anwendung unterstützt datenschutzkonforme
    Abläufe, ersetzt aber keine Rechtsberatung.
  

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